Elektronische uitwisseling perfect geregeld
Secure Transfer is bestemd voor bedrijven die de elektronische uitwisseling van data op een veilige manier willen integreren in hun bedrijfsprocessen. Kenmerkend daarbij is een optimale workflow, waarbij de software ondersteunend is in het proces van aanmaken, autoriseren, uitwisselen, loggen en controleren van verschillende berichten die u met derden uitwisselt.
Secure Transfer applicatie
Secure Transfer is applicatie software die native draait onder OS/400 op IBM eServer iSeries (i5). Daardoor kan het volledig geïntegreerd worden met uw bestaande iSeries-applicaties. Als een elektronische pakketdienst zorgt de software ervoor dat uw elektronische berichten op het juiste moment op de juiste plek en met de juiste specificaties wordt aangeboden; en veilig ! Afhankelijk van de uit te voeren functies worden de processen interactief of in batch aangeboden, of in een combinatie daarvan. Daarbij wordt volledig gebruik gemaakt van de security van de iSeries en de door u gekozen inrichting. Voor de user interface kan gekozen worden uit de klassieke 5250-schermen, een GUI (Jwalk) of Web-based (Websphere).
Elektronische uitwisseling
Bij elektronische uitwisseling spelen meerdere elementen een rol. Het onderstaande schema (bron: belastingdienst) geeft een schematische weergave daarvan.
Secure Transfer neemt voor haar rekening de lagen ‘communicatie’, ‘berichttransport’ en ‘beveiligingsoperatie’. Telkens wanneer deze elementen aan specifieke eisen van derden moeten voldoen, wordt dit ondergebracht in een aparte communicatiemodule. Binnen één communicatiemodule kunnen vaak meerdere verschillende berichttypen gedefinieerd worden, afhankelijk van de door derden ondersteunde functionaliteit. Voor Secure Transfer zijn de te verzenden berichten transparant. Dat betekent dat er geen betekenis of controle wordt uitgevoerd op de inhoud van het bericht. Die verantwoordelijkheid ligt altijd bij de aanleverende applicatie (bijvoorbeeld de financiële applicatie). De ontvangende applicatie zal uiteraard wel een controle op de inhoud uitvoeren.
Secure Transfer basismodule
De basismodule bevat de volledige functionaliteit die benodigd is om de elektronische uitwisseling als proces te ondersteunen, ongeacht de te implementeren communicatiemodules en berichttypen. Hierin zijn opgenomen de onderdelen:
1. Identificatie relatie. Hierin zijn de algemene gegevens opgenomen die bij het elektronisch uitwisselen kunnen helpen bij het extern identificeren van u naar derden, zoals KvK-nummer, SOFI-nummer en adresgegevens.
2. Autorisatie tabel. Per relatie kunt iSeries-gebruikers aanwijzen die toegang hebben tot de verschillende communicatiemodules. Deze gebruikers zijn dan in staat de autorisatie in te richten en daarbinnen de verschillende berichttypen zonodig te nuanceren qua fiattering en verzending.
3. Versturen mededelingen. Er bestaat de mogelijkheid om aan gebruikers die handelingen moeten verrichten zoals fiatteren en/of verzenden een elektronisch bericht te sturen via e-mail of systeemboodschappen.
4. Status berichten. Geautoriseerde gebruikers kunnen inzicht verkrijgen in de identificatie en status van berichten. Indien in de berichttype een terugkoppeling is voorzien, dan wordt deze ook getoond. Hiermee kunt u volledig zicht krijgen op de voortgang van het proces van elektronische uitwisseling inclusief de handelingen die hieraan vooraf gaan en de terugkoppelingen.
5. Verwerking terugkoppelingen. Per berichttype kan een terugkoppeling resulteren in het plaatsen van de ontvangen informatie in een specifieke directory ter verdere verwerking in een (andere) applicatie.
6. Logging. Er is een volledige logging van alle berichten en statusveranderingen, inclusief de autorisatie-handelingen.
Communicatiemodules
Momenteel ondersteunt Secure Transfer de volgende communicatie met derden:
1. Betalingsverkeer met Equens / Interpay (Secure FTP). Binnen deze module worden de volgende berichten ondersteund:
- Acceptgiro‑output
- Batch met zakelijke betalingen
- Opdrachtbrief zakelijke betalingen
- Batch met incasso's
- Opdrachtbrief incasso's
- Verwerkingsinfo
2. Belasting aangifte met de belastingdienst (BAPI). Binnen deze module worden de volgende berichten ondersteund:
- aangifte OB
- aangifte Intercommunautaire leveringen
- aangifte Vennootschapsbelasting
- aangifte Inkomstenbelasting
- aangifte Loonbelasting
- ontvangstbevestiging (retourbericht dialoog)
- foutmelding (retourbericht dialoog)
- kopie aanslag (zoals bedoeld voor fiscale intermediairs/belastingconsulenten)
- inhoudbevestiging (retourbericht inhoud)
- foutmelding (retourbericht inhoud)
3. Aangifte met overheidsdiensten zoals uitbesteed is aan het GBO (OTP). Binnen deze module worden (voorlopig) ondersteund:
- Deponering jaarrekening bij de Kamer van Koophandel
- Ontvangstbevestiging deponering Kamer van Koophandel
Tevens is een vierde communicatiemodule gedefinieerd waarin het via FTP uitwisselen van data met derden wordt ondersteund. In tegenstelling tot de andere modules bevat deze module geen encryptie. Ook t.a.v. de authenticiteit is geen aanvullende beveiliging ingebouwd; deze blijft beperkt tot de standaard beveiliging zoals deze binnen het FTP protocol en de inrichting van de FTP-server aanwezig is.
De verwachting is dat in de nabije toekomst steeds meer instanties en bedrijven ertoe zullen overgaan op basis van beveiligde elektronische uitwisseling met elkaar te communiceren. Secure Transfer biedt daarvoor de perfecte infrastructuur. Door de modulaire opzet kan vrijwel elke communicatiemethode éénvoudig worden toegevoegd aan de bestaande inrichting. Binnen deze module kunt u als applicatiebeheerder zelf nieuwe berichten definiëren en de autorisatie bepalen, waarbij u gebruik kunt maken van de bestaande inrichting.
Onderhoud
Door de opkomst van Internet als transportmedium worden er steeds zwaardere eisen gesteld aan de beveiliging van uw gegevens. Secure Transfer zorgt ervoor dat u altijd in staat bent om aan de eisen van de ander partij te voldoen, omdat de makers van Secure Transfer direct contact hebben met de instanties die de eisen definiëren (zoals de Belastingdienst, Equens, CBS, NTP, GBO, etc.). Op deze manier kunnen wij vroegtijdig inspelen op de aanstaande veranderingen en deze als eerste in de markt testen en vrijgeven voor productie. Op deze manier hebben wij reeds onze voorbereidingen getroffen voor een volgende stap in het elektronisch uitwisselen van informatie met de overheid. De overheid streeft een universele infrastructuur na voor alle overheidsdiensten, de zgn. OTP (Overheids Transactie Poort). In het kader van de door de overheid gedefinieerde Administratieve Lastenverlichting zal via dit portaal in de toekomst berichten uitgewisseld kunnen worden met onder meer de Belastingdienst, Douane, Bedrijfsschappen en CBS op een uniforme wijze. Momenteel is alleen de Kamer van Koophandel in staat om XBRL-berichten via het OTP uit te wisselen (deponering jaarrekening).
Distributie en Helpdesk
Secure Transfer wordt verkocht, uitgeleverd en ondersteund via de softwareleverancier waarvan u de applicatie betrekt die het inhoudelijke bericht aanmaakt. In de meeste gevallen zal dit de ERP-applicatie, de financiële applicatie of de salaris applicatie zijn. Indien u geen softwareleverancier (meer) heeft of daar geen gebruik van wil maken, kunt u zich wenden tot PFM Holland BV, Postbus 843, 2300 AV Leiden.
Communicatiemodule 1: Betalingsverkeer met Equens (Secure FTP).
Equens (voorheen Interpay Nederland) is als dochteronderneming van de Nederlandse banken opgericht om een efficiënte betaalinfrastructuur op te zetten, te beheren en te ontwikkelen. Hieruit zijn standaarden geresulteerd voor wat betreft betalingen, incasso’s, acceptgiro’s, PIN-betalingen etc. Het meest bekende Elektronische Bericht, het zgn. CLIEOP-bericht voor elektronisch betalingsverkeer, is een Nederlandse standaard. De meeste software-pakketten hebben de mogelijkheid om een betalingsbatch te maken volgens deze standaard.
Via Secure FTP geeft Equens u de mogelijkheid uw betalingsverkeer elektronisch uit te wisselen.
Door gebruik te maken van Secure FTP van Equens kunt u niet alleen gegevens aanleveren aan, maar kunt u ook informatie terugontvangen.
Aanleveren:
- Betalingsopdrachten (batch zakelijke betalingen)
- Betalingsopdrachten (batch salarisbetalingen)
- Incasso-opdrachten (batch)
- Opdrachtbrieven
- Annuleringsverzoeken
- Opvragen betalingsinformatie
- Opvragen statusinformatie
Terugontvangen:
- Output betaalde acceptgiro’s
- Statusinformatie batches
- Verwerkingsinformatie
Waarom niet via mijn Bank ?
Hoewel de banken voor betalingsopdrachten gebruik maken van hetzelfde CLIEOP formaat als Equens, heeft elke bank haar eigen standaard in gebruik t.a.v. de berichtuitwisseling. Dat maakt het noodzakelijk dat u van elke bank waar u zaken mee doet hun ‘electronic banking’ pakket moet installeren, configureren en beveiligen. De autorisatie procedures zijn in elk pakket weer anders, zodat u een veelvoud aan codes, calculators, pasjes, etc. moet beheren. Uw interne automatisering moet op elk pakket aangesloten worden, en bij elke wijziging van bank of release van het bankpakket moet u uw interne procedures wijzigen. De verwachting is overigens dat de banken stuk voor stuk overgaan op internet-bankieren. Vooralsnog geeft dat echter alleen een oplossing voor het één voor één intikken van uw betalingsopdrachten en niet voor het veilig batchgewijs oversturen van betalingsopdrachten en ontvangen van terugmeldingen. Equens heeft hierin een voorsprong van ruim 10 jaar.
Voordelen van Secure Transfer en Equens
Met deze oplossing bent u veel flexibeler in uw betalingsverkeer. Niet alleen kunt u van Zondag 16.00 uur tot Zaterdag 07.00 uur 24 uur per dag uw opdrachten kwijt en uw berichten binnenhalen, u bent ook altijd up-to-date met uw liquiditeits-planning. Doordat in de verwerking uw bank(en) niet tussen u en Equens inzit(ten), bent u altijd sneller en in veel gevallen ook voordeliger uit met uw transactiekosten.
Volledig geïntegreerd
In de oplossing van Secure Transfer maakt u alleen gebruik van software op uw IBM eServer iSeries (i5). Programmatuur en data komen alleen op de iSeries voor en kunnen dus goed beveiligd worden. Ook de verzending en ontvangst van data gebeurt alleen op de iSeries. Secure Transfer zorgt ervoor dat de autorisatie door het systeem aansluit bij uw interne procedures (procuratie). Ook indien meerdere personen tegelijk moeten tekenen (of bijvoorbeeld 2 personen uit een lijst van 4) voorziet de software daarin. En indien u controle wil plegen op het gebeurde, heeft u vanuit Secure Transfer via de logging volledig zicht op alle gebeurtenissen, batches en statussen.
Communicatiemodule 2: Belasting aangifte met de belastingdienst (BAPI).
Vanaf 1 januari 2005 is elektronisch aangeven verplicht voor de OB, IB, VPB en ICL. Sinds 2006 ook voor de LB en de EDM (vanaf juni 2006). De overheid biedt u drie mogelijkheden hiervoor:
1. Handmatig aangeven via de internetsite van de belastingdienst. U meldt u aan met gebruikersnaam en wachtwoord. Per sessie kunt u maximaal één aangifte doen. Na afloop daarvan dient u zich opnieuw aan te melden voor een volgende aangifte Sommige aangiftes zijn sowieso beperkt in het aantal regels (bijvoorbeeld is de ICL-aangifte beperkt tot 99 regels).
2. U laat uw aangifte verzorgen door uw fiscaal intermediair (administratiekantoor of belastingconsulent)
3. U doet geautomatiseerd aangifte met specifieke aangifte-software vanuit uw eigen computer. In dit geval kan Secure Transfer u verder helpen.
In geval (3) dient de aangifte zelf naar specificaties van de Belastingdienst te worden opgesteld in de vorm van een XML-bericht. In het algemeen zal dit plaats vinden vanuit het software-pakket waarmee de betreffende belastingsoort wordt geadministreerd (financiële applicatie, salarispakket, fiscale applicatie, o.i.d). Het transport van het bericht inclusief de ontsluiting van de zogenaamde beveiligingsenvelop geschiedt onafhankelijk van de inhoud. Er zijn op die wijze meerdere berichten te definiëren die op dezelfde wijze getransporteerd worden. De belastingdienst heeft voorlopig de volgende berichten gedefinieerd:
- aangifte omzetbelasting
- aangifte intercommunautaire leveringen
- aangifte vennootschapsbelasting
- aangifte inkomstenbelasting
- aangifte loonbelasting
- aangifte eerste_dags_melding
Binnen Secure Transfer worden de verschillende berichten gedefinieerd en geïdentificeerd. Deze identificatie is nodig wanneer men bijvoorbeeld voor meerdere aangevers (SOFI-nummers) dezelfde berichten verstuurd.
Om het bericht bij de belastingdienst af te leveren, stelt de belastingdienst hoge eisen aan de beveiliging, onder meer door een zgn. elektronische handtekening. Deze zorgt ervoor dat:
- de authenticiteit van de berichten vaststaat: de afzender is degene die hij zegt te zijn
- de vertrouwelijkheid van het berichtenverkeer gegarandeerd is, niemand anders kan de berichten lezen
- de integriteit van het berichtenverkeer gegarandeerd is, niemand kan de berichten wijzigen.
De zijn twee methoden ontwikkeld om elektronische aangiften te voorzien van een elektronische handtekening, nl. de pincode of het digitaal certificaat. Hoewel beide methoden mogelijk zijn (en ook door Secure Transfer worden ondersteund) gaat de voorkeur uit naar het werken met een digitaal certificaat (PKI). In dat geval kunt u namelijk ook inhoudelijke berichten terug ontvangen (zie verder). Voor grote aangiftes (uitgedrukt in MB’s aan data) is er een apart communicatiekanaal, nl. het FOS. Dit kanaal wordt ook door binnen Secure Transfer ondersteund.
Bij de uiteindelijke verzending (via e-mail) wordt het bericht geëncryptificeerd. Om na te gaan of het bericht is ontvangen wordt er door de belastingdienst een retourbericht gestuurd. Dit kan een ontvangstbevestiging zijn of een foutbericht. In beide gevallen zal Secure Transfer dit bericht beoordelen, in de logging opnemen en de status van het bericht aanpassen. NB: het betreft in dit geval alleen een beoordeling over het transport; de inhoud van het bericht wordt door de belastingdienst pas later beoordeeld en teruggecommuniceerd.
Voordelen van een digitaal certificaat
Zonder digitaal certificaat kunt u geen elektronische berichten van de belastingdienst ontvangen. Dat betekent een verarming van de informatie in uw systeem. U kunt weliswaar zien dat een bericht is verstuurd en ontvangen, maar verder niet. U bent dan aangewezen op het papieren berichtenverkeer, of u kunt op de website van de belastingdienst navraag doen.
Secure Transfer geeft u de mogelijkheid met behulp van het digitale certificaat de elektronische berichten van de belastingdienst te ontvangen en te verwerken. Dat betreft:
- inhoudbevestiging (retourbericht inhoud)
- foutmelding (retourbericht inhoud)
- kopie aanslag
Via de interne identificatie van het originele bericht (aangifte) wordt de status van het betreffende bericht in de logging geupdated.
Volledig geïntegreerd
In de oplossing van Secure Transfer voor de belastingaangifte maakt u alleen gebruik van software op uw IBM eServer iSeries (i5). Programmatuur en data komen alleen op de iSeries voor en kunnen dus goed beveiligd worden. Ook de verzending en ontvangst van data gebeurt alleen op de iSeries. Secure Transfer zorgt ervoor dat de autorisatie door het systeem aansluit bij uw interne procedures (procuratie). Hierdoor kunnen bijvoorbeeld de aangifte en bijbehorende betaling tegelijkertijd worden gefiatteerd zodat u zeker weet dat deze synchroon zijn. Ook indien meerdere personen tegelijk moeten tekenen (of bijvoorbeeld 2 personen uit een lijst van 4) voorziet de software daarin. En indien u controle wil plegen op het gebeurde, heeft u vanuit Secure Transfer via de logging volledig zicht op alle gebeurtenissen, berichten en statussen.
Communicatiemodule 3: Universele aangiftes overheidsdiensten (OTP).
Vanaf 1 januari 2007 is dat mogelijk, nu alleen nog voor de deponering jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. In de loop van 2008 zal de Belastingdienst deze mogelijkheid ondersteunen voor de verschillende soorten belastingen zoals OB, ICL en LB.
